A folyosókra kihelyezett ötletládáknál már csak a munkavállalói felmérések verhetik ki jobban a biztosítékot a vállalati környezetben, már amennyiben azt rosszul csinálják. Ha az a célod, hogy pozitív irányba változzon a céged munkavállalói megítélése, és ne a különböző jelentésekben elszámolható színházi darabként gondoljanak a kérdőívre, sok dologra kell figyelned – ehhez adunk pár tippet Lenke Taylor, a HR-menedzsment eszközöket fejlesztő Personio személyzeti igazgatója alapján.
Tervezz előre!
Négy alapvető kérdést kell mindenek előtt tisztáznod. Miért? Mikor? Mennyi ideig? Milyen kapacitásokkal?
Meg kell tudnod válaszolni, hogy miért akarsz munkavállalói felmérést végezni, mi vele a célod.
Egy nagy, minden területre kiterjedő visszajelzést akarsz kapni? Vagy fókuszáltan egy-egy stratégiai fontosságú területet akarsz más szemszögből látni?
Ez fog iránymutatást adni egy csomó részletkérdésben is: például hogy milyen rendszerességgel (évente, pár havonta) kérj visszacsatolást, vagy hogy milyen kérdéseket tegyél fel.
Érdemes figyelembe venni azt is, hogy milyen a munkavállalók aktivitása és leterheltsége. Nem biztos, hogy a legjobb ötlet a nyári nagy szabadságokra időzíteni egy ilyen felmérést, amikor akár hetekre is eltűnnek az emberek. Nem jó azonban az sem, ha az évzárás hajrájában, amikor a legtöbben el vannak havazva, még ezt is odarakjuk a vállukra. Egy arany középutat érdemes találni, amikor a dolgozók fókuszában már a munka van, de éppen nem is szakadnak ezer felé.
A miért kérdés megválaszolása fogja előrevetíteni azt is, hogy mennyi ideig lesz érdemes futtatnod a kérdőívet. Például egy kiterjedt, az egész vállalat működését sok szemszögből megközelítő surveyhez ideális lehet a két hetes kitöltési időt megadni, a rövidebb, egy-egy témára (például az egy-egy csapatot érintő problémák feltárása) fókuszáló kérdőívekre ennél kevesebb idő is hagyható.
Ami színházzá silányíthatja az ilyen kérdőíveket, az az, ha nem fordítasz kellő figyelmet az utókommunikációra és a cselekvési tervek elkészítésére.
Érdemes tehát előzetesen végiggondolni, hogy milyen erőforrásokat tudsz mozgósítani a keletkező adatok feldolgozására, azok értelmezésére és a konzekvenciák levonására.
Ha nem csoportosítasz erre megfelelő humánerőforrást, és a kérdőív lezárását nem követik időben a tettek, könnyen elveszítheted a munkavállalók bizalmát.
Tervezd meg magát a kérdőívet!
A kérdőív céljától függően lehet meghatározni az ideális kérdéseket, arra azonban mindenképp érdemes figyelni, hogy azok egy része megismételhető legyen máskor is. Tehát nem érdemes rákérdezni arra, hogy „Kivel tudsz a legjobban és a legkevésbé együtt dolgzni?”, hiszen az egyes munkavállalók a következő évben már lehet, nem a cégednél lesznek állásban. Azt viszont már jó kideríteni, hogy „Mennyire érzed úgy, hogy a cégen belül megkapod a többi munkavállalótól a szükséges segítséget?”.
A megismételhető kérdések legnagyobb előnye, hogy az egyes időpillanatokban adott válaszok az évek folyamán jól prezentálható, összehasonlítható, idősoros eredményeket fognak adni.
A munkavállalói felmérésekben jól alkalmazható a piacfelmérés egyik közkedvelt mutatója is, az úgynevezett Net Promoter Score: ez mutatja meg, hogy egy adott terméket/szolgáltatást (jelen esetben a cégedet vagy annak egy kijelölt területét) a fogyasztók (azaz az alkalmazottak) összességében hogyan ítélik meg. Az egyszerűen megválaszolható kérdésre („Egy 0-10-ig terjedő skálán mennyire ajánlanád másoknak ezt a munkahelyet/szervezeti egységet stb.?”) a Net Promoter Score egy -100-tól +100-ig terjedő skálán mutatja meg a válaszadók összelégedettségét – ennek a mutatónak az időbeli alakulása pedig jó jelzője lehet annak, hogy milyen irányba mentek a dolgok a legutóbbi felmérés óta.
Nem árt továbbá körülnézni a piacon, hogy melyik elérhető survey szerkesztő eszköz a legmegfelelőbb a számodra: ezek között eltérések vannak nemcsak a szerkesztői felület, hanem az eredmények vizualizálása vagy a korábbi kérdőívek eredményeivel való összehasonlíthatóság terén is.
Teszteld a kérdőívet, mielőtt kiküldöd!
Könnyen eshetsz abba a hibába, hogy neked ugyan egyértelmű az adott kérdés, de a szervezeti struktúra más részein állók számára nem az.
Mivel az eredmények akkor lesznek használhatóak, ha a kitöltők tényleg arra válaszolnak, amire gondolsz, ezért érdemes az élesítés előtt tesztelni a surveyt, és kiszűrni az esetleges hibákat.
Lehet ezt tenni úgy, hogy egy kis számú csoport elmagyarázza neked, hogy szerinte miről szólnak az adott kérdések, vagy úgy is, hogy előzetesen megnyitod számukra a kérdőívet, és a beérkező tesztválaszokból láthatod azt, hogy jól működik-e az adott kérdés.
Ösztönözd a részvételt, de ne tedd kötelezővé!
Egy ilyen felmérésnek akkor van értelme, ha őszinte visszajelzéseket kapsz, és a munkavállalók elhiszik azt, hogy biztonságban kifejezhetik a véleményüket. Ezért aztán kontraproduktív a kérdőív kötelezővé tétele, sőt, külön figyelmet kell szentelni annak is, hogy az esetleges negatív érzéseket, kételyeket kezeld.
Ennek egyik módja különbséget tenni a titkosság és az anonimitás fogalma között. Sokszor fontos tudnod azt, hogy a vállalkozás egyes szervezeti egységeiben és a vállalati struktúra egyes részein hogyan gondolkodnak az emberek (például ha azonosítani kell, hogy hol milyen erőforrásokra lenne még szükség, vagy hogy milyen dinamikák vannak az egyes szervezeti egységeken belül), ezért előfordulhat, hogy a HR látni fogja az egyes emberek válaszait. Biztosítani kell ugyanakkor arról a munkavállalókat, hogy ezt a HR titkosan kezeli, azaz nem fogja nyilvánosságra hozni, és nem lesznek negatív következmények.
Az igazán érzékeny kérdéseknél (például a vezetők megítélésénél) viszont lehetőséget kell adni az anonimitásra, azaz arra, hogy egyáltalán ne legyen visszakövethető a válaszadó személye.
A részvétel ösztönzésének egy másik módja lehet annak közzététele, hogy az egyes szervezeti egységekből mekkora arányban töltötték ki addig a kérdőívet – ez növelheti a csapatok közötti versenyszellemet és egyúttal a kitöltési arányt. Sokat segíthetnek a szervezeti egységek vezetői is, akik külön felhívhatják az alattuk dolgozók figyelmét a kérdőívre.
Kommunikáld az eredményeket, vond le a következtetéseket, és cselekedj!
A kitöltési rátát végsősoron azonban az dobja meg igazán, ha azt tapasztalják a munkavállalók: figyeltél rájuk, és megteszed a szükséges lépéseket ahhoz, hogy jobban érezzék magukat.
Éppen ezért nagy figyelmet kell fordítani a kommunikációra:
meg kell köszönni a kitöltést, időben ki kell elemezni a válaszokat, levezetni belőlük a cselekvési terveket, és tudatosan végig kell gondolni a HR-csapattal, hogy milyen üzeneteket szeretnél átadni a teljes vállalat és/vagy az egyes csapatok és személyek szintjén.
Érdemes különböző kategóriákban gondolkodni: más dolgokat osztasz meg az egyszeri munkavállalóval, mint például az ő főnökével. Más eredmények relevánsak egy hatfős csapat vezetőjének, mint egy hat csapat munkáját koordináló középvezetőnek. Összességében azonban mindenképp érdemes őszintének lenni az eredmények kapcsán, és a publikum elé tárni az ünneplendő jót és a javítandó rosszat is.
A munka java azonban csak ezután kezdődik: az elkészült terveket neki is kell állni megvalósítani, hogy a munkavállalók úgy érezzék, volt értelme hallatni a hangjukat.
NYITÓKÉP: Mohamed Hassan / PxHere
